大ホールでの催事を成功させるためには、設備特性の事前把握が欠かせない。反響板の設定パターンによってクラシック音楽向けと演劇・講演会向けで響きが劇的に変わるため、事前に技術スタッフとの念入りな打ち合わせが必要だ。持ち込み機材の容量上限や、電源確保の位置についても確認を怠ってはならない。
また、楽屋スペースの割り振りと搬入口の動線管理も落とし穴となりやすい。大型トラックでの搬入時には、前面道路の交通量や時間帯による停車規制に気を配る必要がある。出演者の楽屋入り時間と物販搬入の時間帯をずらすなど、現場での混乱を未然に防ぐスムーズな計画づくりが主催者の腕の見せ所となる。
