東風平運動公園体育館をグループで貸切利用（専用利用）する場合、所定の手続きを踏む必要があります。飛び込みで受付カウンターを訪れても、当日に空き枠がない限りアリーナを団体専有することは不可能です。
利用手続きの窓口となるのは、施設を所管する八重瀬町スポーツ振興課への利用申請です。具体的な東風平運動公園体育館の予約方法は、原則として利用日の前月（町内団体の場合は前月上旬、町外団体は前月中旬以降など段階設定あり）に、体育館事務室または町指定の申請窓口へ「体育施設利用許可申請書」を提出してエントリーします。2026年現在、一部予約状況のオンライン照会が進められているものの、本申請と料金支払いは現場窓口での対面手続きが原則維持されています。
申請時に留意すべき最大のポイントが、「町内登録」と「町外登録」の区分です。八重瀬町内に在住・在勤・在学するメンバーが構成員の過半数を占める団体は町内料金が適用されますが、那覇市や豊見城市、糸満市など町外からの利用団体には1.5倍から2倍程度の町外割増料金が課されます。虚偽の申請は利用停止措置の対象となるため、構成員名簿の整備を含めた適正な申告が求められます。
